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灵活运用“时间顺序”功能 轻点鼠标做报表
来源: 未知    阅读数:3098  添加时间:2007-02-10   类别:办公自动化
 
每到年终,加班加点地编制财务报表成了我们这些财会人员的家常便饭。如果我们利用永中Office 2004提供的“时间序列”功能,只要轻点几下鼠标,几分钟的时间即可完成一份财务报表(如图1)。

  1. 定义行字段
 
  (1)启动永中Office 2004,新建一电子表格,取名保存(如“财务报表.eio)。

  (2)执行“数据→时间序列→定义字段”命令,打开“定义字段”对话框(如图2)。

  (3)在“字段名”后面的方框中输入第一个行字段(如“公司收入”),然后单击“添加”按钮。

  (4)重复上述操作,仿照图1的样式,完成其他行字段的设置。

  2. 定制计算公式

  (1)选中“公司收入”行字段,再次打开“定义字段”对话框。

  (2)将光标定在“字段公式”后面的方框中,然后按右边的按钮,弹出“公式生成器”对话框。

  (3)展开其中的“字段”节点,选中下面的“所有”选项,在右侧区域中显示出所有行字段。

  (4)双击“主营业务”字段,让其出现在“公式生成器”上方的方框中,然后按一下中间“+”号按钮;双击“兼营收入”字段,按一下“+”号按钮;再双击“其他收入”字段,按一下“+”号按钮。

  (5)公式编辑完成后,单击“确定”按钮返回“定义字段”对话框,再单击“修改”按钮。

  (6)仿照上述4、5步的操作,设置好“公司支出”的计算公式。

  3. 定义报表时间

  (1)执行“数据→时间序列→定义基本期间”命令,打开“定义基本期间”对话框(如图3)。

  (2)在该对话框中,单击“选择基本期间类型”右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中选择“月”;在“输入基本期间数目”下面的方框输入“12”;单击“输入基本期间的起始日期”方框,从弹出的日历表中选择基本期间的起始日期(如1/1/2004);单击“选择日期格式”右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中选择“2002年8月”,然后单击“确定”按钮返回,则“2004年1月、2004年2月……2004年12月”字符出现在“项目描述”字段行的右侧。

  4. 定义汇总期间

  (1)执行“数据时间序列定义加总期间”命令,打开“定义加总期间”对话框。

  (2)选中其中的“季”和“年”(或者只选择一项),再选中“在所包含的期间之后”选项(其他保留默认设置)。

  (3)单击“确定”按钮,则相应的汇总字符(如“第三季/2004、年终/2004”等)插入到相应时间列右侧。

  5. 使用报表

  在报表相应的单元格中,输入相应的数据,一份规范的财务报表完成。

  图1 财务报表

  图2 “定义字段”对话框

  图3 “定义基本期间”对话框


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